Le suivi des recommandations émises par la fonction d’audit interne des organisations peut rapidement s’avérer fastidieux. Le numérique, face à ces enjeux, permet de gérer l’ensemble des actions à mener depuis une plateforme centralisée, de faciliter la communication avec les divers acteurs impliquées et de rendre efficacement compte de la situation.
Au cœur des organisations et, notamment, des entités régulées, la fonction d’audit interne revêt une importance croissante. Agissant de manière indépendante et rendant compte directement au conseil d’administration, elle opère un ensemble de contrôles, s’assurant que l’activité est menée de manière conforme à la réglementation ou encore à la gouvernance de l’entreprise. Elle constitue ce que l’on appelle communément la troisième ligne de défense.
« A travers du programme de contrôle qu’elle mène, la fonction d’audit interne peut détecter des éléments de non-conformité pour lesquels des actions de résolution seront alors définies, commente Frank Roessig, Head Digital Trust Solutions au sein de Telindus. Dans ce contexte, l’audit interne va désigner un responsable, allouer un délai de mise en conformité et, in fine, s’assurer de la bonne exécution de la correction à mener. »
Assurer un suivi optimal, maîtriser les risques
Selon la taille de l’organisation, le suivi de ces procédures peut s’avérer assez complexe. L’auditeur interne, doit en permanence, avoir un œil sur les échéances, récupérer la documentation associée aux actions prises et s’assurer de leur qualité. Il appartient également à l’audit interne de rapporter régulièrement au conseil d’administration sur les non-conformités constatées, les résolutions opérées et, le cas échéant, les recommandations encore ouvertes. « Pour l’organisation, le suivi de l’avancement est critique. En effet, en cas de non-conformité réglementaire, l’entreprise s’expose à des sanctions. Une procédure défaillante, en outre, pourrait nuire au fonctionnement optimal de l’entreprise, explique Frank Roessig. Aujourd’hui, pour assurer un suivi optimal, l’équipe d’audit interne doit se doter d’un outil numérique adapté à ses besoins spécifiques. »
Faciliter l’organisation du suivi
Dans ce contexte, Telindus a développé une solution supportant l’audit interne dans sa mission. Celle-ci se présente comme une plateforme qui se base sur la taxonomie des risques de l’organisation pour piloter l’ensemble du suivi des non-conformités relevés. « L’outil permet aux auditeurs de savoir à tout moment où ils en sont, grâce à des tableaux de bord adaptés, qui reprennent les responsables et les échéances relatives à chaque action à mener, assure Frank Roessig. A travers cette solution, l’audit interne peut orchestrer l’allocation des tâches, notifier les personnes en charge et, surtout, centraliser l’ensemble des échanges, contrôler et valider les dossiers une fois ceux-ci terminés. »
Réduire les frictions
L’un des challenges, en outre, est de réduire les frictions liées aux nombreux allers-retours et échanges qu’il peut y avoir entre les équipes opérationnelles et celles en charge de l’audit interne. « Procéder par e-mail peut rapidement s’avérer inefficace, surtout lorsqu’il s’agit de retrouver des messages et des documents. Avec notre solution collaborative, les éléments d’information sont centralisés, les échanges comme les documents qui peuvent par exemple être exigés pour démontrer que chaque recommandation a bien été implémentée, poursuit l’expert de Telindus. De cette manière, on évite aussi tout risque de déperdition. Tout est centralisé, tracé et donc auditable. »
Garantir la plus grande transparence
C’est l’autre grand atout dans la solution : elle facilite grandement le reporting. « À tout moment, un auditeur peut rendre compte de la situation, poursuit l’expert. Un rapport permet de suivre l’état d’avancement de chaque dossier, d’identifier les éléments qui coincent, cela à travers l’ensemble de l’organisation ou encore au niveau des filiales. »
Un tel outil permet à la fonction d’audit interne de gagner en efficacité et de prioriser beaucoup plus facilement les tâches, notamment, celles qui sont critiques. La solution permet ainsi d’agir en assurant une plus grande transparence, tant vis-à-vis des équipes concernées que du conseil d’administration.
