Comment dématérialiser la comptabilité et la paie?

Comment dématérialiser la comptabilité et la paie?

Pour les experts-comptables et les gestionnaires de paie, la technologie constitue aujourd’hui un levier incontournable d’amélioration de l’efficacité. Comme nous l’explique Charles Kremer, Responsable du Département APSAL/GESALL chez Telindus, le numérique doit leur permettre de réduire les opérations d’encodage, soutenir le pilotage de l’entreprise par la mise à disposition de rapports et faciliter l’échange d’informations.

Le métier d’expert-comptable, comme celui de gestionnaire des salaires, sont aujourd’hui mis sous pression. Au cœur de l’entreprise, ces fonctions administratives essentielles doivent composer avec des réglementations qui évoluent régulièrement tout en répondant aux sollicitations des équipes qui souhaitent disposer de la bonne information le plus rapidement possible. « Pour relever les défis à venir, ces métiers doivent s’appuyer sur le numérique », commente Charles Kremer, Responsable du Département APSAL/GESALL chez Telindus. APSAL est la solution logicielle développée par la filiale du groupe Proximus au Luxembourg pour le calcul de la paie. GESALL, d’autre part, est un outil de gestion comptable. « Dans cette optique, nous avons développé une expertise en proposant des solutions adaptées au contexte luxembourgeois, qui permettent à nos clients de disposer d’un logiciel conforme aux réglementations en vigueur. » En veillant à mettre à jour ces outils dès que cela s’impose, l’éditeur démontre comment le numérique peut faciliter la vie des professionnels du chiffre en matière de gestion des nouvelles dispositions légales.

Dématérialiser et automatiser

Plus globalement, le numérique se place au service d’une dématérialisation complète des processus de comptabilité ou de gestion de la paie. « Si l’on parle du calcul de la paie, il est aujourd’hui possible d’injecter directement les informations utiles dans le moteur de calcul en l’interfaçant avec une solution de gestion du temps de travail ou de pointage, ou encore avec un système d’information RH. Une fois la fiche de paie établie, on peut aussi envisager une distribution numérique en s’appuyant sur d’autres solutions assurant un haut niveau de confidentialité », commente Charles Kremer. Aujourd’hui, sur les 200.000 fiches de paie qui sont établies chaque mois grâce à APSAL, 25 % sont distribuées de manière électronique via les solutions partenaires UnifiedPost et Regify.

Pour accompagner les organisations dans une telle transition, Telindus s’appuie sur les solutions de partenaires qui pourront être interfacées avec ses logiciels. « Si l’on parle de comptabilité, un des défis est de limiter les opérations d’encodage des documents. Des outils de reconnaissances des éléments (OCR) sur des documents scannés, comme une facture fournisseur par exemple, permettent de transformer automatiquement les données en écriture comptable et de les injecter directement dans la solution de gestion, poursuit le responsable. On peut, de cette manière, limiter l’usage du papier, éviter le double-encodage, faciliter les échanges d’informations et réduire les risques d’erreur. »

Rapprocher les départements

Une telle démarche permet de rapprocher les divers départements de l’entreprise, la gestion des RH, l’équipe commerciale, les achats, la comptabilité, la direction, en facilitant l’échange d’informations. « Tous peuvent s’appuyer sur une information à jour. La mise en œuvre de nouveaux processus, autour du logiciel comptable par exemple, permet de fluidifier les opérations et de gagner en efficacité, poursuit Charles Kremer. C’est au niveau du temps d’encodage que les gains sont les plus importants. L’enjeu est de pouvoir alimenter toute la chaîne de valeur en introduisant la donnée une seule fois. »

Une telle transformation autour des outils comptables et des solutions informatiques de gestion de la paie permet aussi de soutenir le pilotage de l’entreprise. En effet, l’information peut être traitée beaucoup plus rapidement et être mise à la disposition de l’équipe dirigeante via des tableaux de bord. « Le client peut disposer d’une vue analytique au jour le jour et, dès lors, prendre des décisions en s’appuyant sur une information la plus complète possible », ajoute le responsable.

Une approche ouverte

De tels projets d’automatisation, cependant, doivent être bien définis au départ. Tous les processus ne peuvent pas être automatisés. D’autre part, pour garantir un retour sur investissement, il est important que le volume de documents à gérer au niveau de l’entreprise soit suffisamment important. « Chaque organisation est différente. Au départ d’une approche ouverte, en s’appuyant sur les bons partenaires et en mettant en œuvre les solutions les plus adaptées à la situation de nos clients, nous pouvons répondre à leurs besoins particuliers, assure Charles Kremer. Nous sommes en mesure d’envisager la création d’interfaces avec divers logiciels. Nous continuons par ailleurs à renforcer notre expertise autour de nos deux solutions, pour les faire évoluer en permanence et soutenir l’efficacité de nos clients. »

APSAL est la solution logicielle développée par la filiale du groupe Proximus au Luxembourg pour le calcul de la paie. GESALL, est un outil de gestion comptable.